WAŻNA INFORMACJA – zmiany w wydawaniu orzeczeń lekarskich od 18 października 2026 r.
Od 18 października 2026 r. orzeczenia lekarskie z zakresu medycyny pracy są co do zasady wystawiane wyłącznie w formie elektronicznej. To istotna zmiana dla pracowników, pracodawców, działów kadr oraz osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i higienę pracy (BHP).
Nowe przepisy stanowią kolejny krok w kierunku cyfryzacji dokumentacji medycznej. Ich celem jest uproszczenie obiegu dokumentów, ułatwienie dostępu do orzeczeń oraz ograniczenie konieczności posługiwania się dokumentacją papierową.
Co dokładnie się zmienia? Gdzie pracownik znajdzie swoje orzeczenie? Czy pracodawca nadal musi posiadać aktualne potwierdzenie zdolności do pracy? I jak przygotować firmę do nowych zasad?
Wyjaśniamy najważniejsze kwestie.
1. Na czym polegają zmiany w wydawaniu orzeczeń lekarskich?
Dotychczas orzeczenia lekarskie z zakresu medycyny pracy były powszechnie wydawane w formie papierowej. Wraz z rozwojem elektronicznej dokumentacji medycznej wprowadzono możliwość wystawiania ich również w postaci elektronicznej.
Okres przejściowy pozwalał lekarzom korzystać z obu form dokumentacji. Od 18 października 2026 r. zakończył się ten etap i elektroniczna forma orzeczeń stała się obowiązującym standardem, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w przepisach.
W praktyce oznacza to, że po przeprowadzeniu badania profilaktycznego lekarz wystawia orzeczenie w systemie teleinformatycznym. Dokument zostaje zapisany jako elektroniczna dokumentacja medyczna (EDM).
Najważniejsze zmiany obejmują:
- elektroniczne wystawianie orzeczeń lekarskich;
- zapisywanie dokumentów w systemie teleinformatycznym;
- udostępnianie orzeczeń pracownikom za pośrednictwem Internetowego Konta Pacjenta (IKP);
- możliwość pobrania dokumentu w formacie PDF;
- możliwość uzyskania wydruku elektronicznego orzeczenia na życzenie pracownika.
Warto podkreślić, że nie jest to jedynie zmiana techniczna. Nowy sposób dokumentowania badań wymaga również odpowiedniego przygotowania organizacyjnego po stronie pracodawców i osób zajmujących się obsługą kadrową.
2. Jakie orzeczenia obejmują nowe zasady?
Zmiany dotyczą orzeczeń lekarskich wydawanych w ramach medycyny pracy oraz określonych orzeczeń związanych z oceną zdolności do wykonywania pracy.
Chodzi przede wszystkim o dokumenty związane z badaniami profilaktycznymi pracowników, czyli badaniami wstępnymi, okresowymi i kontrolnymi.
Badania wstępne wykonują co do zasady osoby przyjmowane do pracy oraz pracownicy przenoszeni na stanowiska, na których występują nowe czynniki szkodliwe lub warunki uciążliwe, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych prawem.
Badania okresowe mają na celu kontrolę stanu zdrowia pracownika w trakcie zatrudnienia. Ich częstotliwość zależy m.in. od rodzaju wykonywanej pracy i oceny lekarza.
Badania kontrolne są natomiast wymagane w określonych przypadkach, w szczególności po niezdolności do pracy spowodowanej chorobą trwającą dłużej niż 30 dni.
Elektroniczna forma obejmuje także niektóre inne orzeczenia przewidziane w przepisach prawa pracy, np. dotyczące utraty zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy lub konieczności przeniesienia pracownika na inne stanowisko.
Należy pamiętać, że nie każde zaświadczenie lekarskie podlega tym samym zasadom. Nowych regulacji nie należy automatycznie odnosić do zwolnień lekarskich, zaświadczeń wystawianych w innych celach czy dokumentacji dotyczącej wszystkich grup zawodowych. Przepisy przewidują również szczególne wyjątki.
3. Gdzie pracownik znajdzie swoje elektroniczne orzeczenie?
Jedną z najważniejszych praktycznych zmian jest możliwość uzyskania dostępu do orzeczenia przez Internetowe Konto Pacjenta.
Po wystawieniu dokumentu w formie elektronicznej pracownik może sprawdzić go po zalogowaniu na swoje konto.
Jak znaleźć orzeczenie na IKP?
- Wejdź na stronę pacjent.gov.pl.
- Zaloguj się na swoje Internetowe Konto Pacjenta.
- Przejdź do zakładki „Dane medyczne”.
- Wybierz sekcję „Medycyna pracy”.
- Odszukaj odpowiednie orzeczenie i sprawdź jego treść oraz termin ważności.
Dokument można pobrać w formacie PDF i przesłać pracodawcy, np. za pośrednictwem poczty elektronicznej, zgodnie z ustalonym sposobem przekazywania dokumentacji w firmie.
Pracownik może również poprosić lekarza o wydruk elektronicznego orzeczenia podczas wizyty.
Warto wiedzieć, że brak aktywnego Internetowego Konta Pacjenta nie pozbawia pracownika możliwości wykonania badań ani uzyskania orzeczenia. W razie trudności z dostępem do dokumentu należy skontaktować się z placówką medycyny pracy, która przeprowadzała badanie.
4. Czy zmienia się sposób przeprowadzania badań lekarskich?
Nie. Elektronizacja orzeczeń dotyczy przede wszystkim sposobu wystawiania, zapisywania i udostępniania dokumentów.
Zakres badań oraz sposób podejmowania decyzji przez lekarza pozostają bez zmian.
Oznacza to, że pracownik nadal przechodzi badania odpowiednie do rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanego stanowiska i warunków opisanych w skierowaniu.
Lekarz medycyny pracy ocenia stan zdrowia pracownika oraz to, czy istnieją przeciwwskazania do wykonywania obowiązków na określonym stanowisku. W zależności od sytuacji może zlecić dodatkowe konsultacje lub badania.
Elektroniczna forma dokumentacji nie oznacza więc uproszczenia oceny medycznej ani rezygnacji z wymaganych badań.
Zmienia się przede wszystkim sposób dokumentowania ich wyniku.
5. Co nowe przepisy oznaczają dla pracodawców?
Dla pracodawców najważniejsze pozostaje zapewnienie, aby pracownicy posiadali aktualne orzeczenia lekarskie wymagane na zajmowanych stanowiskach.
Zgodnie z art. 229 § 4 Kodeksu pracy pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach opisanych w skierowaniu na badania.
Obowiązek ten nie znika wraz z wprowadzeniem elektronicznych dokumentów.
Zmienia się natomiast sposób, w jaki dokumenty są wystawiane i udostępniane. W związku z tym pracodawcy powinni zwrócić uwagę na organizację obiegu dokumentacji oraz sposób potwierdzania, że wymagane orzeczenie zostało uzyskane.
W praktyce warto zadbać o kilka kwestii:
- Kontrolę terminów badań – firma powinna nadal monitorować daty ważności orzeczeń i odpowiednio wcześnie kierować pracowników na badania okresowe.
- Sprawny obieg dokumentów – warto ustalić, w jaki sposób pracownicy przekazują orzeczenia do działu kadr lub osoby odpowiedzialnej za dokumentację.
- Przygotowanie pracowników – należy poinformować zatrudnione osoby o możliwości sprawdzenia orzeczenia na IKP i pobrania go w formacie PDF.
- Ochronę danych osobowych – dokumentacja medyczna zawiera dane wymagające szczególnej ochrony, dlatego dostęp do niej powinny mieć wyłącznie osoby uprawnione.
- Współpracę z placówką medycyny pracy – warto upewnić się, że procedury przekazywania dokumentów są jasne dla wszystkich zainteresowanych.
Wprowadzenie nowych rozwiązań może ułatwić zarządzanie dokumentacją, jednak nie zwalnia pracodawcy z obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy.
6. Czy pracownik nadal musi dostarczyć orzeczenie pracodawcy?
Elektroniczne wystawienie orzeczenia nie oznacza, że pracodawca może zrezygnować z weryfikacji, czy pracownik posiada wymagane potwierdzenie zdolności do pracy.
Pracownik może pobrać dokument z IKP i przekazać go pracodawcy, np. w formie pliku PDF. Warto jednak pamiętać, że sposób postępowania z dokumentacją powinien być zgodny z obowiązującymi przepisami i procedurami przyjętymi w danej organizacji.
Najważniejsze jest zapewnienie, aby pracodawca miał możliwość potwierdzenia spełnienia wymagań dotyczących badań profilaktycznych przed dopuszczeniem pracownika do pracy.
W firmach, w których dokumentacją zajmuje się dział kadr, dobrze jest przygotować jasną instrukcję dla pracowników. Powinna ona wyjaśniać, gdzie znaleźć orzeczenie, komu je przekazać i jak postępować w przypadku problemów z dostępem do dokumentu.
Pozwoli to uniknąć nieporozumień, opóźnień oraz sytuacji, w których brak sprawnego obiegu informacji utrudnia prawidłową organizację pracy.
7. Co w sytuacji, gdy pracownik nie widzi orzeczenia na IKP?
Brak dokumentu na Internetowym Koncie Pacjenta nie musi oznaczać, że pracownik nie przeszedł badań lub nie otrzymał orzeczenia.
W pierwszej kolejności warto sprawdzić, czy dokument został wystawiony w formie elektronicznej i prawidłowo przekazany do systemu.
Jeżeli orzeczenie nie jest widoczne, pracownik powinien skontaktować się z placówką medycyny pracy, w której wykonywał badanie, aby wyjaśnić przyczynę problemu.
Możliwe jest również, że wystąpiła trudność techniczna lub problem z dostępem do konta.
Nie należy zakładać, że sam brak dokumentu na IKP przesądza o braku ważnego orzeczenia. W takiej sytuacji najważniejsze jest wyjaśnienie sprawy z placówką medyczną i ustalenie właściwego sposobu uzyskania dokumentacji.
Przepisy przewidują także sytuacje wyjątkowe, w których dopuszczalne jest wystawienie orzeczenia w formie papierowej, np. w razie braku dostępu do systemu teleinformatycznego. Obowiązek elektronicznego wystawiania dokumentów nie ma również zastosowania do niektórych grup objętych szczególnymi regulacjami.
8. Jakie korzyści przynosi elektroniczna dokumentacja?
Cyfryzacja dokumentacji medycznej ma przede wszystkim usprawnić proces związany z wydawaniem orzeczeń oraz ułatwić dostęp do nich.
Do najważniejszych korzyści należą:
Łatwiejszy dostęp do dokumentów
Pracownik może sprawdzić orzeczenie przez Internetowe Konto Pacjenta bez konieczności przechowywania wyłącznie papierowej wersji.
Mniejsze ryzyko zgubienia dokumentu
Możliwość ponownego pobrania pliku PDF ułatwia odnalezienie orzeczenia, gdy dokument jest potrzebny.
Sprawniejszy obieg informacji
Elektroniczna forma pozwala łatwiej przekazywać dokumenty pomiędzy zainteresowanymi osobami, zgodnie z przyjętymi procedurami.
Większa wygoda dla pracowników
Dostęp do dokumentacji online może ograniczyć konieczność wykonywania dodatkowych czynności związanych z odbiorem i przechowywaniem dokumentów papierowych.
Nowoczesne zarządzanie dokumentacją
Elektroniczny obieg dokumentów wpisuje się w szerszy proces cyfryzacji usług publicznych i dokumentacji medycznej.
Warto jednak pamiętać, że efektywność nowych rozwiązań zależy również od prawidłowej organizacji pracy, sprawnego działania systemów oraz znajomości obowiązujących procedur.
9. Czy nowe zasady wpływają na bezpieczeństwo i higienę pracy?
Zmiany w sposobie wydawania orzeczeń lekarskich są związane przede wszystkim z dokumentacją medycyny pracy, ale pozostają istotne również z punktu widzenia organizacji bezpieczeństwa i higieny pracy.
Aktualne orzeczenie lekarskie jest jednym z elementów, które pozwalają pracodawcy prawidłowo realizować obowiązki związane z dopuszczaniem pracowników do wykonywania obowiązków.
Nie zastępuje ono jednak innych działań wymaganych w obszarze BHP.
Pracodawca nadal powinien zapewniać odpowiednie warunki pracy, identyfikować zagrożenia, oceniać ryzyko zawodowe, organizować wymagane szkolenia oraz informować pracowników o zasadach bezpiecznego wykonywania obowiązków.
Równie istotna jest współpraca pomiędzy działem kadr, służbą BHP, przełożonymi i placówką medycyny pracy. Sprawna wymiana informacji pozwala lepiej organizować badania profilaktyczne i ograniczać ryzyko błędów formalnych.
Warto zatem traktować wprowadzenie elektronicznych orzeczeń jako okazję do uporządkowania wewnętrznych procedur oraz przypomnienia pracownikom i pracodawcom o ich obowiązkach.
10. Jak przygotować firmę do nowych zasad?
Choć elektroniczna forma orzeczeń obowiązuje od 18 października 2026 r., nadal warto sprawdzić, czy procedury w firmie odpowiadają nowym rozwiązaniom.
Pracodawcy i osoby odpowiedzialne za dokumentację mogą rozpocząć od kilku prostych działań:
- Zweryfikować procedury kadrowe dotyczące kierowania pracowników na badania i odbioru orzeczeń.
- Przypomnieć pracownikom o możliwości korzystania z Internetowego Konta Pacjenta.
- Ustalić sposób przekazywania dokumentów do osób odpowiedzialnych za dokumentację pracowniczą.
- Sprawdzić system monitorowania terminów badań, aby odpowiednio wcześnie planować badania okresowe i kontrolne.
- Zadbać o ochronę dokumentacji, w tym ograniczenie dostępu do danych medycznych.
- Utrzymywać kontakt z placówką medycyny pracy, aby sprawnie wyjaśniać ewentualne trudności z wystawianiem lub udostępnianiem orzeczeń.
Dobrze przygotowane procedury pomagają ograniczyć niepotrzebne formalności i zapewnić ciągłość organizacji pracy.
Podsumowanie – co warto zapamiętać?
Od 18 października 2026 r. orzeczenia lekarskie z zakresu medycyny pracy są co do zasady wystawiane wyłącznie elektronicznie. Dokumenty są zapisywane w systemie teleinformatycznym, a pracownicy mogą uzyskać do nich dostęp na Internetowym Koncie Pacjenta.
Najważniejsze informacje:
- Zmienia się przede wszystkim forma wystawiania i udostępniania orzeczeń.
- Zakres badań oraz sposób podejmowania decyzji przez lekarza pozostają bez zmian.
- Pracownik może pobrać orzeczenie w formacie PDF i przekazać je pracodawcy.
- Na życzenie pracownika możliwe jest uzyskanie wydruku elektronicznego dokumentu.
- Pracodawca nadal odpowiada za przestrzeganie zasad dotyczących aktualnych badań profilaktycznych i niedopuszczania do pracy osób bez wymaganego orzeczenia.
- Przepisy przewidują określone wyjątki od elektronicznej formy dokumentacji.
Elektroniczne orzeczenia to kolejny krok w kierunku nowoczesnego zarządzania dokumentacją medyczną. Aby jednak zmiany przyniosły oczekiwane korzyści, ważne są zarówno sprawne procedury, jak i świadomość obowiązków po stronie pracodawców i pracowników.
BHP Sokrates – wspieramy bezpieczeństwo w Twojej firmie
Zmiany w przepisach to dobry moment, aby przyjrzeć się nie tylko dokumentacji medycyny pracy, ale również pozostałym obowiązkom związanym z bezpieczeństwem i higieną pracy.
Zapraszamy do skorzystania z oferty szkoleń BHP BHP Sokrates!
Odpowiednia wiedza pomaga pracownikom bezpiecznie wykonywać codzienne obowiązki, a pracodawcom lepiej organizować pracę i realizować wymagania wynikające z przepisów.
Zapoznaj się z naszą ofertą i sprawdź szczegóły na stronie:
BHP Sokrates – wiedza, bezpieczeństwo i profesjonalne wsparcie dla firm.
