Szkolenia BHP pracowników administracyjno-biurowych wykonujących pracę zdalną – czy są obowiązkowe?

Praca zdalna a szkolenia BHP – czy pracownik administracyjno-biurowy musi odbywać szkolenie okresowe?

Wprowadzenie przepisów regulujących pracę zdalną do Kodeksu pracy przyniosło wiele praktycznych pytań dotyczących obowiązków pracodawców w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Jednym z nich jest kwestia szkoleń BHP pracowników administracyjno-biurowych.

W przypadku pracy stacjonarnej część pracowników administracyjno-biurowych może korzystać ze zwolnienia z obowiązku odbywania szkolenia okresowego BHP. Wynika to z art. 237³ § 2² Kodeksu pracy.

Czy z tego zwolnienia można korzystać również wtedy, gdy pracownik wykonuje pracę zdalną? Nie.

Ustawodawca wprowadził w tym zakresie szczególną regulację. Zgodnie z art. 67³¹ § 3 Kodeksu pracy, w przypadku wykonywania przez pracownika pracy zdalnej nie stosuje się art. 237³ § 2² Kodeksu pracy.

W praktyce oznacza to, że pracownik administracyjno-biurowy wykonujący pracę zdalną nie może skorzystać ze zwolnienia z okresowego szkolenia BHP, które mogłoby mieć zastosowanie przy pracy wykonywanej wyłącznie stacjonarnie.

To bardzo istotna różnica, o której powinni pamiętać pracodawcy, osoby zajmujące się kadrami oraz służby BHP.

1. Co do zasady pracodawca ma obowiązek szkolić pracowników

Punktem wyjścia jest art. 237³ Kodeksu pracy.

Zgodnie z § 1 tego przepisu pracownik nie może zostać dopuszczony do pracy, do której wykonywania nie posiada wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów i zasad BHP.

Natomiast art. 237³ § 2 nakłada na pracodawcę obowiązek:

• zapewnienia pracownikowi szkolenia BHP przed dopuszczeniem go do pracy,
• prowadzenia okresowych szkoleń BHP.

Oznacza to, że obowiązek szkolenia jest zasadą, natomiast zwolnienia od określonych szkoleń stanowią wyjątek przewidziany w przepisach.

Szczegółowe zasady dotyczące organizacji, zakresu, formy i częstotliwości szkoleń określa rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Aktualny tekst jednolity tego rozporządzenia został ogłoszony w Dz.U. z 2024 r. poz. 1327.

2. Skąd wzięło się zwolnienie pracowników administracyjno-biurowych?

Warto dokładnie przeanalizować art. 237³ § 2² Kodeksu pracy.

Przepis ten przewiduje, że szkolenie okresowe nie jest wymagane w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku administracyjno-biurowym, jeżeli rodzaj przeważającej działalności pracodawcy znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecią kategorię ryzyka.

Jednocześnie nawet w takim przypadku szkolenie może okazać się konieczne, jeżeli wynika to z oceny ryzyka zawodowego. Mamy więc zasadniczo trzy elementy:

stanowisko administracyjno-biurowe + odpowiednia kategoria ryzyka działalności pracodawcy + brak potrzeby szkolenia wynikającej z oceny ryzyka.

Jeżeli wszystkie te warunki są spełnione, pracownik stacjonarny może być zwolniony z okresowego szkolenia BHP.

I właśnie tutaj pojawia się istotna regulacja dotycząca pracy zdalnej.

3. Praca zdalna – szczególny przepis dotyczący szkoleń BHP

Przepisy dotyczące pracy zdalnej zostały wprowadzone do Kodeksu pracy w 2023 r. W rozdziale dotyczącym pracy zdalnej znalazł się art. 67³¹, który reguluje kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z art. 67³¹ § 1 Kodeksu pracy pracodawca realizuje wobec pracownika wykonującego pracę zdalną obowiązki wynikające z działu dziesiątego Kodeksu pracy, z określonymi w przepisie wyjątkami.

Natomiast kluczowe znaczenie dla szkoleń ma art. 67³¹ § 3.

Przepis stanowi:

„W przypadku wykonywania przez pracownika pracy zdalnej przepisu art. 237³ § 2² nie stosuje się.”

To krótkie zdanie ma bardzo duże znaczenie praktyczne.

Oznacza bowiem, że w odniesieniu do pracownika wykonującego pracę zdalną nie można zastosować zwolnienia przewidzianego dla pracowników administracyjno-biurowych w art. 237³ § 2² Kodeksu pracy.

4. Co to oznacza w praktyce?

Najprościej można przedstawić to na przykładzie.

Pracownik A – praca stacjonarna

Pracownik jest zatrudniony na stanowisku administracyjno-biurowym. Pracodawca prowadzi działalność zakwalifikowaną do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecią kategorię ryzyka.

Ocena ryzyka zawodowego nie wskazuje na konieczność przeprowadzenia szkolenia okresowego. W takim przypadku pracownik może korzystać ze zwolnienia przewidzianego w art. 237³ § 2² Kodeksu pracy.

Pracownik B – praca zdalna

Drugi pracownik wykonuje dokładnie taką samą pracę, ale pracuje zdalnie. Mimo że:

• zajmuje stanowisko administracyjno-biurowe,
• pracodawca znajduje się w grupie działalności z kategorią ryzyka nie wyższą niż trzecia,
• jego praca ma charakter typowo biurowy,

nie można zastosować wobec niego art. 237³ § 2². Dlaczego? Ponieważ art. 67³¹ § 3 Kodeksu pracy wyłącza stosowanie tego przepisu w przypadku pracy zdalnej.

W konsekwencji pracownik wykonujący pracę zdalną powinien odbywać wymagane szkolenie okresowe BHP.

5. Dlaczego ustawodawca zdecydował się na takie rozwiązanie?

Praca zdalna może na pierwszy rzut oka wydawać się mniej niebezpieczna niż praca wykonywana w zakładzie pracy. Pracownik administracyjno-biurowy zazwyczaj korzysta z komputera, telefonu, drukarki czy innych urządzeń biurowych. Nie wykonuje pracy przy maszynach produkcyjnych ani nie ma kontaktu z typowymi zagrożeniami występującymi na stanowiskach produkcyjnych.

Nie oznacza to jednak, że praca zdalna jest pozbawiona zagrożeń. Wręcz przeciwnie – ustawodawca wprost nakazuje uwzględniać specyfikę pracy zdalnej przy ocenie ryzyka zawodowego.

Zgodnie z art. 67³¹ § 5 Kodeksu pracy przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną należy uwzględnić w szczególności:

• wpływ pracy na wzrok,
• wpływ pracy na układ mięśniowo-szkieletowy,
• uwarunkowania psychospołeczne pracy.

To właśnie te zagrożenia bardzo często występują w przypadku pracy administracyjno-biurowej wykonywanej z domu.

6. Jakie zagrożenia występują przy pracy zdalnej?

Praca zdalna nie oznacza automatycznie pracy bezpiecznej. W przypadku pracowników administracyjno-biurowych szczególnego znaczenia nabierają zagrożenia związane z wielogodzinną pracą przy komputerze.

Możemy tutaj wskazać między innymi:

Obciążenie układu mięśniowo-szkieletowego

Wielogodzinne pozostawanie w wymuszonej pozycji może prowadzić do przeciążenia:

• kręgosłupa,
• szyi,
• barków,
• nadgarstków,
• kończyn dolnych.

Problem może być szczególnie widoczny w sytuacji, gdy pracownik wykonuje pracę przy niewłaściwie ustawionym biurku lub korzysta przez wiele godzin z laptopa ustawionego bezpośrednio na stole.

Obciążenie wzroku

Długotrwała praca przed monitorem może powodować zmęczenie wzroku, dyskomfort oraz dolegliwości związane z wielogodzinnym korzystaniem z urządzeń ekranowych.

Ergonomia stanowiska pracy

W domu pracownik może organizować stanowisko pracy w sposób odbiegający od zasad ergonomii.

Przykładowo może wykonywać obowiązki:

• przy stole kuchennym,
• na kanapie,
• przy niewłaściwie ustawionym monitorze,
• z laptopem ustawionym zbyt nisko,
• na nieodpowiednim krześle.

Dlatego szkolenie BHP powinno mieć praktyczny charakter i odnosić się do rzeczywistych warunków wykonywania pracy.

Czynniki psychospołeczne

Praca zdalna może wiązać się również z czynnikami psychospołecznymi, takimi jak:

• izolacja od zespołu,
• zwiększone obciążenie psychiczne,
• trudności w oddzieleniu życia zawodowego od prywatnego,
• presja dostępności,
• nadmierne korzystanie z komunikatorów i poczty elektronicznej,
• problemy z organizacją czasu pracy.

Kodeks pracy wprost wskazuje na konieczność uwzględnienia uwarunkowań psychospołecznych pracy zdalnej przy ocenie ryzyka zawodowego.

7. Ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej

Szkolenie BHP nie powinno funkcjonować w oderwaniu od oceny ryzyka zawodowego.

Art. 67³¹ § 5 Kodeksu pracy wskazuje, że przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika zdalnego należy uwzględnić m.in. wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne.

Na podstawie tej oceny pracodawca opracowuje informację zawierającą m.in.:

1. zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem ergonomii;
2. zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
3. czynności, które należy wykonać po zakończeniu pracy zdalnej;
4. zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia.

Pracodawca może przy tym przygotować uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

To rozwiązanie jest szczególnie praktyczne dla firm zatrudniających większą liczbę pracowników wykonujących podobne obowiązki.

8. Pracownik również ma obowiązki

Praca zdalna nie oznacza, że cała odpowiedzialność za bezpieczeństwo spoczywa na pracodawcy.

Pracownik przed dopuszczeniem do pracy zdalnej potwierdza, w formie papierowej lub elektronicznej, że zapoznał się z:

• oceną ryzyka zawodowego,
• informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,

oraz zobowiązuje się do przestrzegania tych zasad.

Pracownik organizuje również stanowisko pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii.

Jest to istotne, ponieważ pracodawca nie ma takiej samej możliwości bezpośredniego organizowania przestrzeni domowej pracownika jak w przypadku stanowiska znajdującego się w zakładzie pracy.

9. Czy pracodawca może skontrolować stanowisko pracy zdalnej?

Tak, ale kontrola pracy zdalnej podlega szczególnym zasadom. Kontrola w zakresie BHP może odbywać się w miejscu wykonywania pracy zdalnej, ale musi być przeprowadzona w porozumieniu z pracownikiem.

Sposób kontroli powinien zostać dostosowany do miejsca i rodzaju wykonywanej pracy. Jednocześnie czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika ani innych osób korzystających z pomieszczeń domowych.

W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien posiadać odpowiednie procedury określające zasady przeprowadzania takiej kontroli.

10. Szkolenie wstępne pracownika zdalnego

Obowiązek szkolenia nie dotyczy wyłącznie szkolenia okresowego. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy zasadniczo należy zapewnić mu szkolenie wstępne BHP. Praca zdalna przynosi jednak w tym zakresie pewne ułatwienie.

Zgodnie z art. 67³¹ § 2 Kodeksu pracy, w przypadku pracownika przyjmowanego na stanowisko administracyjno-biurowe, który wykonuje pracę zdalną, szkolenie wstępne BHP może być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Pracownik potwierdza ukończenie szkolenia w postaci papierowej lub elektronicznej. Jest to szczególnie przydatne w przypadku pracowników, którzy od pierwszego dnia zatrudnienia wykonują pracę z domu.

11. Szkolenie wstępne online nie oznacza rezygnacji z BHP

Warto podkreślić jedną rzecz. Możliwość przeprowadzenia szkolenia wstępnego za pomocą środków komunikacji elektronicznej nie oznacza, że pracodawca może zrezygnować ze szkolenia.

Zmienia się sposób jego przeprowadzenia, a nie sam obowiązek. Szkolenie nadal powinno zapewnić pracownikowi wiedzę potrzebną do bezpiecznego wykonywania pracy.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szkolenia BHP szkolenie ma służyć m.in. zapoznaniu pracownika z zagrożeniami występującymi w środowisku pracy, przepisami i zasadami BHP, sposobami bezpiecznego wykonywania pracy oraz postępowaniem w sytuacjach awaryjnych.

12. Jak często pracownik administracyjno-biurowy powinien odbywać szkolenie okresowe?

Rozporządzenie w sprawie szkolenia BHP przewiduje, że pracownicy na stanowiskach administracyjno-biurowych odbywają szkolenie okresowe nie rzadziej niż raz na 6 lat.

Szkolenie może być przeprowadzone w formie:

• kursu,
• seminarium,
• samokształcenia kierowanego.

Pracodawca może jednak ustalić częstszą częstotliwość szkoleń, uwzględniając rodzaj i warunki wykonywania pracy.

Zgodnie z § 15 ust. 3 rozporządzenia pracodawca ustala, po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami, częstotliwość i czas trwania szkolenia okresowego, biorąc pod uwagę rodzaj i warunki wykonywania pracy na określonych stanowiskach.

13. Kiedy należy przeprowadzić pierwsze szkolenie okresowe?

W przypadku pracowników administracyjno-biurowych pierwsze szkolenie okresowe powinno zostać przeprowadzone w okresie do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na danym stanowisku.

Tak wynika z § 15 ust. 4 rozporządzenia w sprawie szkolenia BHP. Nie należy więc mylić dwóch różnych terminów:

• szkolenie wstępne – przed dopuszczeniem do pracy,
• pierwsze szkolenie okresowe – co do zasady w terminie do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku administracyjno-biurowym, o ile pracownik podlega obowiązkowi szkolenia okresowego.

14. Czy szkolenie okresowe może być przeprowadzone online?

Rozporządzenie przewiduje dla pracowników administracyjno-biurowych możliwość przeprowadzenia szkolenia okresowego m.in. w formie samokształcenia kierowanego.

Samokształcenie kierowane może wykorzystywać materiały przekazywane za pośrednictwem internetu, przy jednoczesnym zapewnieniu możliwości konsultacji z osobami spełniającymi wymagania dla wykładowców.

Dlatego przy organizacji szkolenia „online” należy zwrócić uwagę nie tylko na samo wykorzystanie platformy internetowej.

Istotne jest to, czy cała organizacja szkolenia spełnia wymagania określone w przepisach.

W szczególności należy zadbać o:

• właściwy program szkolenia,
• odpowiednią formę,
• właściwą dokumentację,
• możliwość realizacji programu,
• sprawdzenie wiedzy uczestnika,
• wydanie zaświadczenia o ukończeniu szkolenia.

Szkolenie okresowe kończy się egzaminem sprawdzającym przyswojenie wiedzy i umiejętności objętych programem szkolenia. Potwierdzeniem ukończenia szkolenia z wynikiem pozytywnym jest zaświadczenie wydane przez organizatora szkolenia, którego odpis przechowuje się w aktach osobowych pracownika.

15. Co powinno obejmować szkolenie pracownika zdalnego?

Ramowy program szkolenia okresowego pracowników administracyjno-biurowych obejmuje m.in. zagadnienia związane z:

• oceną zagrożeń związanych z wykonywaną pracą,
• metodami ochrony przed zagrożeniami,
• kształtowaniem warunków pracy zgodnie z zasadami BHP,
• postępowaniem w razie wypadku,
• postępowaniem w sytuacjach awaryjnych.

W przypadku pracownika wykonującego pracę zdalną warto dodatkowo zwrócić szczególną uwagę na praktyczne zagadnienia związane z jego rzeczywistym środowiskiem pracy.

Ergonomia

Pracownik powinien wiedzieć, jak prawidłowo ustawić:

• monitor,
• laptop,
• klawiaturę,
• mysz,
• krzesło,
• biurko.

Oświetlenie

Ważne jest odpowiednie oświetlenie stanowiska i ograniczenie olśnienia oraz odbić na ekranie.

Organizacja pracy

Szkolenie powinno przypominać o właściwej organizacji czasu pracy, robieniu przerw oraz zmianie pozycji ciała.

Bezpieczne korzystanie z urządzeń

Pracownik powinien znać podstawowe zasady bezpiecznego korzystania z urządzeń elektrycznych i elektronicznych.

Wypadki przy pracy

Pracownik powinien wiedzieć, co zrobić w razie zdarzenia wypadkowego podczas pracy zdalnej i w jaki sposób zgłosić wypadek pracodawcy.

16. Wypadek przy pracy podczas pracy zdalnej

Praca zdalna nie wyłącza możliwości wystąpienia wypadku przy pracy.

Kodeks pracy przewiduje szczególne zasady postępowania w przypadku wypadku przy pracy zdalnej.

Zgodnie z art. 67³¹ § 9 przepisy dotyczące postępowania powypadkowego stosuje się odpowiednio także do wypadku przy pracy zdalnej.

Oględziny miejsca wypadku przeprowadza się po zgłoszeniu wypadku, w terminie uzgodnionym z pracownikiem albo – w określonych sytuacjach – z jego domownikiem. Zespół powypadkowy może odstąpić od oględzin, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.

Dlatego szkolenie BHP pracownika zdalnego powinno obejmować również podstawowe zasady postępowania w razie wypadku.

17. Praca hybrydowa – czy zasady są takie same?

Praca hybrydowa wymaga szczególnej uwagi.

Pracownik może np.:

• trzy dni pracować w biurze,
• dwa dni pracować z domu.

Jeżeli mamy do czynienia z pracą zdalną w rozumieniu Kodeksu pracy, art. 67³¹ § 3 ma znaczenie również dla takiej organizacji pracy.

Nie należy więc przyjmować uproszczonej zasady:

„Pracownik większość czasu pracuje w biurze, więc zwolnienie z okresowego szkolenia nadal go obejmuje”.

Decydujące znaczenie ma sposób prawnego uregulowania pracy i to, czy wykonywana praca jest pracą zdalną w rozumieniu Kodeksu pracy.

Dlatego przy organizacji pracy hybrydowej warto przeanalizować dokumentację pracowniczą, zasady wykonywania pracy zdalnej oraz obowiązujące procedury BHP.

18. Ważny wyjątek – praca zdalna okazjonalna

W tym miejscu należy zwrócić uwagę na bardzo ważny wyjątek. Kodeks pracy przewiduje możliwość wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej – w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Co istotne, art. 67³³ § 2 Kodeksu pracy wyraźnie stanowi, że do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się m.in. art. 67³¹ § 3. Oznacza to, że szczególne wyłączenie dotyczące art. 237³ § 2² nie ma zastosowania do pracy zdalnej okazjonalnej. To ważne rozróżnienie.

Nie można więc w każdym przypadku, gdy pracownik choć raz pracuje z domu, automatycznie stwierdzić, że musi mieć okresowe szkolenie BHP.

Praca zdalna wykonywana w ramach stałego lub uzgodnionego modelu pracy zdalnej oraz praca zdalna okazjonalna nie są pod tym względem traktowane identycznie.

19. Przykład – pracownik pracujący dwa dni w tygodniu zdalnie

Załóżmy, że pracownik jest zatrudniony na stanowisku specjalisty ds. administracyjnych.

Pracodawca prowadzi działalność znajdującą się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecią kategorię ryzyka.

Pracownik pracuje:

• poniedziałek – biuro,
• wtorek – biuro,
• środa – praca zdalna,
• czwartek – biuro,
• piątek – praca zdalna.

Nie mamy tutaj do czynienia z pojedynczymi, okazjonalnymi dniami pracy zdalnej.

Jest to ustalony model pracy hybrydowej.

W takim przypadku art. 67³¹ § 3 Kodeksu pracy powoduje, że nie można zastosować zwolnienia z art. 237³ § 2².

Pracownik podlega więc obowiązkowi szkolenia okresowego BHP.

20. Przykład – pracownik korzysta z 10 dni pracy zdalnej okazjonalnej

Inaczej wygląda sytuacja pracownika, który normalnie wykonuje pracę stacjonarnie, ale w ciągu roku korzysta z kilku dni pracy zdalnej okazjonalnej.

Jeżeli jest to praca zdalna okazjonalna w rozumieniu art. 67³³ Kodeksu pracy, art. 67³¹ § 3 nie ma zastosowania.

W konsekwencji samo skorzystanie z okazjonalnej pracy zdalnej nie powoduje automatycznie utraty możliwości zastosowania zwolnienia z okresowego szkolenia BHP wynikającego z art. 237³ § 2².

Oczywiście nadal należy uwzględniać pozostałe obowiązki BHP i ocenę ryzyka zawodowego.

21. Czy pracodawca może sam zdecydować, że pracownik zdalny nie musi mieć szkolenia?

Nie.

Jeżeli pracownik wykonuje pracę zdalną objętą przepisami art. 67¹⁸ i nast. Kodeksu pracy, pracodawca nie może pominąć art. 67³¹ § 3 i samodzielnie przyjąć, że zwolnienie z art. 237³ § 2² nadal obowiązuje.

Przepisy wprost wyłączają stosowanie tego zwolnienia.

Pracodawca powinien zatem uwzględnić ten fakt w swojej polityce szkoleniowej.

22. Co z pracownikami, którzy przeszli na pracę zdalną?

To ważne zagadnienie praktyczne.

Pracodawca powinien przeanalizować sytuację pracowników, którzy wcześniej pracowali stacjonarnie i korzystali ze zwolnienia z okresowego szkolenia BHP, a następnie przeszli na pracę zdalną.

Nie powinno się automatycznie zakładać, że wcześniejsze zwolnienie pozostaje aktualne po zmianie sposobu wykonywania pracy.

Po przejściu na pracę zdalną należy zweryfikować:

1. rodzaj stanowiska,
2. sposób wykonywania pracy,
3. podstawę wykonywania pracy zdalnej,
4. ocenę ryzyka zawodowego,
5. ważność dotychczasowych szkoleń,
6. obowiązek przeprowadzenia szkolenia okresowego.

W przypadku stałej lub uzgodnionej pracy zdalnej art. 67³¹ § 3 wyłącza bowiem stosowanie zwolnienia z art. 237³ § 2².

23. Dokumentacja BHP – o czym powinien pamiętać pracodawca?

Prawidłowa organizacja szkoleń BHP to nie tylko samo przeprowadzenie szkolenia.

Pracodawca powinien zadbać również o dokumentację.

W przypadku szkolenia okresowego potwierdzeniem jego ukończenia z wynikiem pozytywnym jest zaświadczenie wydane przez organizatora szkolenia, a jego odpis przechowuje się w aktach osobowych pracownika.

Od 12 grudnia 2025 r. przepisy dotyczące szkolenia BHP zostały dodatkowo zmienione w zakresie elektronicznego potwierdzania określonych czynności związanych ze szkoleniem wstępnym. Zmianę wprowadziło rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 listopada 2025 r., Dz.U. z 2025 r. poz. 1640.

Dla pracodawców organizujących pracę zdalną jest to praktyczne ułatwienie, ponieważ część dokumentacji może być obsługiwana elektronicznie zgodnie z wymaganiami przepisów.

24. Najczęstszy błąd pracodawców

Jednym z najczęściej spotykanych błędów jest stosowanie następującego uproszczenia:

„To pracownik biurowy, więc szkolenie okresowe BHP nie jest potrzebne”.

Takie podejście może być prawidłowe tylko po sprawdzeniu wszystkich warunków przewidzianych w art. 237³ § 2² Kodeksu pracy.

Jeżeli pracownik wykonuje pracę zdalną, należy dodatkowo uwzględnić art. 67³¹ § 3.

Praca zdalna wyłącza możliwość zastosowania tego zwolnienia.

Dlatego w firmach, które przeszły na model hybrydowy lub zdalny, warto ponownie przeanalizować rejestr szkoleń BHP.

25. Lista kontrolna dla pracodawcy

Pracodawca zatrudniający pracowników administracyjno-biurowych wykonujących pracę zdalną powinien sprawdzić:

Organizacja pracy

Czy praca jest pracą zdalną w rozumieniu Kodeksu pracy?

Czy jest to praca zdalna regularna/hybrydowa, czy tylko okazjonalna?

Czy sposób wykonywania pracy został prawidłowo uzgodniony?

Szkolenia BHP

Czy pracownik odbył szkolenie wstępne?

Czy szkolenie wstępne zostało prawidłowo udokumentowane?

Czy pracownik podlega szkoleniu okresowemu?

Czy termin szkolenia okresowego jest aktualny?

Czy szkolenie uwzględnia specyfikę pracy zdalnej?

Ocena ryzyka

Czy wykonano ocenę ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej?

Czy uwzględniono wpływ pracy na wzrok?

Czy uwzględniono układ mięśniowo-szkieletowy?

Czy uwzględniono czynniki psychospołeczne?

Czy pracownik został zapoznany z oceną ryzyka?

Organizacja stanowiska

Czy pracownik otrzymał informacje dotyczące ergonomii?

Czy zna zasady bezpiecznej organizacji stanowiska pracy?

Czy wie, jak postępować w razie wypadku?

Czy zna zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych?

26. Co powinno znaleźć się w procedurze pracy zdalnej?

Dobrze przygotowana procedura dotycząca pracy zdalnej powinna być spójna z dokumentacją BHP.

Warto w niej uwzględnić m.in.:

• zasady organizacji stanowiska pracy,
• zasady ergonomii,
• wymagania dotyczące sprzętu,
• zasady korzystania z urządzeń elektrycznych,
• obowiązek przestrzegania zasad BHP,
• sposób zgłaszania wypadków,
• zasady kontroli BHP w miejscu pracy zdalnej,
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych,
• obowiązki pracownika,
• zasady potwierdzania zapoznania się z oceną ryzyka.

Nie należy natomiast traktować regulaminu pracy zdalnej jako dokumentu całkowicie niezależnego od dokumentacji BHP.

Oba obszary powinny być ze sobą spójne.

27. FAQ – Praca zdalna a szkolenia BHP

Czy pracownik administracyjno-biurowy pracujący zdalnie musi mieć szkolenie okresowe BHP?

Tak, jeżeli wykonuje pracę zdalną w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Art. 67³¹ § 3 wyłącza bowiem zastosowanie zwolnienia z art. 237³ § 2².

Czy dotyczy to także pracy hybrydowej?

Tak, jeżeli praca wykonywana poza zakładem pracy ma charakter pracy zdalnej w rozumieniu Kodeksu pracy.

Czy dotyczy to pracy zdalnej okazjonalnej?

Nie w ten sam sposób. Do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się art. 67³¹ § 3.

Jak często pracownik administracyjno-biurowy odbywa szkolenie okresowe?

Co do zasady nie rzadziej niż raz na 6 lat, przy czym pracodawca może ustalić częstszą częstotliwość, uwzględniając rodzaj i warunki pracy.

Czy szkolenie wstępne pracownika administracyjno-biurowego pracującego zdalnie może odbyć się online?

Tak. Art. 67³¹ § 2 pozwala w określonym przypadku przeprowadzić szkolenie wstępne w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Czy praca zdalna zwalnia pracodawcę z oceny ryzyka?

Nie. Przeciwnie – Kodeks pracy określa dodatkowe elementy, które należy uwzględnić przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika zdalnego.

Czy pracownik sam odpowiada za bezpieczeństwo swojego stanowiska?

Pracownik ma obowiązek organizować stanowisko pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii, ale nie oznacza to zniesienia obowiązków pracodawcy w zakresie BHP.

Podsumowanie

Przepisy dotyczące pracy zdalnej wprowadziły istotne rozwiązanie dotyczące szkoleń BHP pracowników administracyjno-biurowych.

W normalnych warunkach pracownik administracyjno-biurowy może – po spełnieniu warunków określonych w art. 237³ § 2² Kodeksu pracy – korzystać ze zwolnienia z okresowego szkolenia BHP.

W przypadku pracy zdalnej sytuacja wygląda inaczej.

Art. 67³¹ § 3 Kodeksu pracy wyraźnie stanowi, że w przypadku wykonywania pracy zdalnej nie stosuje się art. 237³ § 2².

Dlatego pracodawca organizujący pracę zdalną dla pracowników administracyjno-biurowych powinien uwzględnić obowiązek przeprowadzania szkoleń okresowych BHP.

Jednocześnie przepisy przewidują ułatwienie dotyczące szkolenia wstępnego – w przypadku pracownika administracyjno-biurowego wykonującego pracę zdalną może ono zostać przeprowadzone w całości przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Nie można również zapominać o ocenie ryzyka zawodowego. W przypadku pracy zdalnej należy zwrócić szczególną uwagę na ergonomię stanowiska, obciążenie wzroku, układ mięśniowo-szkieletowy oraz czynniki psychospołeczne.

Najważniejsza zasada jest więc prosta:

Pracownik administracyjno-biurowy pracujący zdalnie nie korzysta ze zwolnienia z okresowego szkolenia BHP przewidzianego dla niektórych pracowników administracyjno-biurowych pracujących stacjonarnie.

Podstawa prawna

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy

W szczególności:

• art. 226 – ocena ryzyka zawodowego,
• art. 237³ – obowiązek przeszkolenia pracownika w zakresie BHP,
• art. 67¹⁸ – definicja pracy zdalnej,
• art. 67²⁹ – równe traktowanie pracownika zdalnego,
• art. 67³¹ – BHP w przypadku wykonywania pracy zdalnej,
• art. 67³³ – praca zdalna okazjonalna.

Treść przepisów dotyczących pracy zdalnej oraz art. 237³ znajduje się w oficjalnej bazie ELI.

2. Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy

Tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 1327.

W szczególności:

• § 14 – osoby odbywające szkolenie okresowe,
• § 15 – częstotliwość szkoleń okresowych,
• § 16 – egzamin i dokumentowanie ukończenia szkolenia,
• załącznik nr 1 – ramowe programy szkoleń.

3. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 listopada 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy – Dz.U. z 2025 r. poz. 1640.

Stan prawny: 10 sierpnia 2026 r.